Każda czynność notarialna powinna zostać poprzedzona złożeniem odpowiednich dokumentów w oryginale. Dokumenty te zostaną zweryfikowane przez notariusza, a ich analiza umożliwi stwierdzenie czy stanowią one wystarczającą podstawę do sporządzenia czynności. Zagwarantuje to sprawną obsługę oraz umożliwi czuwanie nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron danej czynności notarialnej.
W każdym przypadku należy podać dokładne dane stron czynności (ewentualnie również przedstawicieli) obejmujące:

- imię (imiona), nazwisko - jeżeli dana osoba używa więcej niż jednego imienia, należy to zaznaczyć,

- imiona rodziców,

- adres zamieszkania z kodem pocztowym,

- PESEL, NIP,

- rodzaj, seria i numer dowodu tożsamości,

- odpis z KRS (w przypadku osób prawnych i spółek prawa handlowego nie posiadających osobowości prawnej).

Osoby będące stronami czynności winny posiadać i okazać dowód tożsamości: dowód osobisty lub paszport.
W zależności od rodzaju i przedmiotu czynności wymagane są różnego rodzaju dokumenty. Przykładowo przy następujących czynnościach notarialnych podczas pierwszej wizyty w kancelarii potrzebne będą (nie można jednak wykluczyć konieczności dostarczenia innych dokumentów):

1. Zbycie lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość:
   • podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub inna),
   • aktualny odpis z księgi wieczystej,
   • jeżeli zbycie dotyczy lokalu nabytego od 1 I 2007 r. w wyniku: dziedziczenia, darowizny, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, lub przed 1 I 2007 r. w wyniku: dziedziczenia, zasiedzenia, należy przedstawić pisemną zgodę naczelnika urzędu skarbowego na zbycie lub zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie było zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
2. Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu:
   • podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, przydział, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub inna),
   • aktualny odpis z księgi wieczystej, jeżeli dla tego prawa jest ona prowadzona,
   • jeżeli brak księgi wieczystej - zaświadczenie ze Spółdzielni o przysługiwaniu prawa do lokalu,
   • jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu ma być założona księga wieczysta: zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej o powierzchni i położeniu lokalu, z oznaczeniem nieruchomości, na której lokal jest położony,
   • jeżeli zbycie dotyczy prawa do lokalu nabytego od 1 I 2007 r. w wyniku: dziedziczenia, darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, lub przed 1 I 2007 r. w wyniku dziedziczenia, należy przedstawić pisemną zgodę naczelnika urzędu skarbowego na zbycie lub zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie było zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
3. Zbycie nieruchomości stanowiącej zabudowaną bądź niezabudowaną działkę gruntu:
   • podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, aktu własności ziemi, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, o zasiedzeniu lub inna),
   • aktualny odpis księgi wieczystej lub zaświadczenie sądu o jej braku,
   • jeżeli zbycie dotyczy nieruchomości nabytych od 1 I 2007 r. w wyniku: dziedziczenia, darowizny, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, lub przed 1 I 2007 r. w wyniku: dziedziczenia, zasiedzenia,należy przedstawić pisemną zgodę naczelnika urzędu skarbowego na zbycie lub zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie było zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
   • zaświadczenie z gminy o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o jego braku,
   • wydany przez starostwo powiatowe (na terenie Płocka: przez Urząd Miasta Płocka), wypis z rejestru gruntów dla zbywanej nieruchomości,
   • jeżeli nieruchomość nie ma urządzonej księgi wieczystej niezbędny jest wyrys z mapy ewidencyjnej wraz z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej” i opatrzony datą i podpisem Starosty (Prezydenta) lub upoważnionej przez niego osoby.
   • jeżeli występuje niezgodność powierzchni lub granic działek według tytułu własności (księgi wieczystej lub w razie braku księgi wieczystej – innych tytułów własności) a wypisem z ewidencji gruntów, należy złożyć wykaz synchronizacyjny sporządzony przez geodetę,
4. Akt poświadczenia dziedziczenia:
   • akt zgonu spadkodawcy,
   • testament (jeśli był sporządzony),
   • odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy (jeżeli w chwili śmierci pozostawał w związku małżeńskim),
   • odpisy skrócone aktów urodzenia synów i niezamężnych córek,
   • odpisy skrócone aktów małżeństwa zamężnych córek,
   • numer PESEL spadkodawcy (może być unieważniony dowód osobisty zmarłego, adnotacja Urzędu Miasta na odpisie aktu zgonu lub inny dokument).